Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 2026-07-01

Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego oraz usług dostarczanych przez firmę SANIK Grzegorz Klaczak.

§ 1. Administrator Danych Osobowych

  1. Administratorem Danych Osobowych (dalej "Administrator") osób odwiedzających stronę internetową sanik-ai.pl oraz klientów jest firma SANIK Grzegorz Klaczak (dalej "SANIK").
  2. Kontakt z Administratorem jest możliwy za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@sanik-ai.pl.

§ 2. Cele i Podstawy Przetwarzania Danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

  1. Kontakt i obsługa zapytań (np. przez formularz lub e-mail): na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), którym jest komunikacja z użytkownikami serwisu.
  2. Obsługa zapytań przez Asystenta AI (Czat): na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w celu szybkiej i automatycznej obsługi zapytań ofertowych i pomocy technicznej.
  3. Świadczenie usług B2B i realizacja umów: na podstawie niezbędności do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
  4. Rozliczenia księgowe i podatkowe: na podstawie obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
  5. Marketing bezpośredni: na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) lub na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO), o ile taka zgoda została wyrażona.

§ 3. Odbiorcy Danych i Podprocesorzy (W tym AI i Chmura)

W związku z charakterem świadczonych usług IT, w szczególności z wykorzystaniem asystentów AI (Czat) i infrastruktury chmurowej, dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom przetwarzającym (Podprocesorom). Należą do nich dostawcy, z którymi Administrator zawarł odpowiednie umowy:

  1. Dostawca infrastruktury serwerowej (np. Render) – w celu utrzymania aplikacji i baz danych.
  2. Dostawca modelu językowego AI (np. Anthropic, USA) – w celu analizy zapytań z czatu i generowania odpowiedzi. Przetwarzana jest wyłącznie treść rozmowy. W standardowym trybie API, zgodnie z aktualnymi warunkami dostawcy, dane wejściowe i wyjściowe nie są wykorzystywane do trenowania modeli.
  3. Dostawca usług wysyłki e-mail (np. Resend, USA) – w celu obsługi powiadomień systemowych i zapytań z formularzy/czatów.
  4. Dostawcy usług analitycznych i bezpieczeństwa (np. Cloudflare) – w celu zabezpieczenia ruchu sieciowego.

Uwaga dotycząca transferu poza EOG: W przypadku korzystania z usług dostawców mających siedzibę poza Europejskim Obszarem Gospodarczym (np. USA), Administrator dba, aby transfer opierał się na odpowiednich zabezpieczeniach, takich jak ramy Data Privacy Framework (DPF) lub Standardowe Klauzule Umowne (SCC) zatwierdzone przez Komisję Europejską.

Administrator monitoruje na bieżąco warunki przetwarzania danych i polityki dostawców technologii, a niniejsza Polityka jest aktualizowana w przypadku istotnych zmian tych warunków.

§ 4. Okres Przechowywania Danych (Zasada Minimalizacji)

Z uwagi na specyfikę działania Asystenta AI oraz obieg informacji handlowych, Administrator stosuje zróżnicowane okresy retencji danych:

  1. Dane Techniczne i Logi Czatu (Privacy by Design): Kopie zapasowe (operacyjne) treści rozmów z Asystentem AI oraz logi z nimi związane przechowywane na serwerze głównym i w systemach pośredniczących są automatycznie usuwane lub nadpisywane po upływie 24 godzin. Zapewnia to maksymalne bezpieczeństwo infrastruktury.
  2. Leady Sprzedażowe i Zapytania (E-mail/CRM): Jeśli użytkownik pozostawi za pośrednictwem Czatu lub formularza dane kontaktowe (np. prosząc o ofertę), treść tego zapytania (tzw. lead) jest przesyłana na bezpieczną skrzynkę pocztową lub do systemu CRM Administratora. Takie dane przechowywane są lokalnie lub u dostawcy usługi pocztowej przez 30 dni lub do czasu zakończenia korespondencji handlowej. Jeśli zapytanie przerodzi się w umowę, dane będą przechowywane dłużej.
  3. Dane księgowe: Przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa (zazwyczaj 5 lat od końca roku kalendarzowego).

§ 5. Prawa Użytkowników

Zgodnie z przepisami RODO, użytkownikowi przysługuje prawo do:

  1. Dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii.
  2. Sprostowania (poprawiania) swoich danych.
  3. Usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – o ile nie istnieją inne przesłanki prawne nakazujące ich dalsze przechowywanie.
  4. Ograniczenia przetwarzania danych.
  5. Wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (szczególnie w celach marketingowych).
  6. Przenoszenia danych.
  7. Wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO).

§ 6. SANIK jako Podmiot Przetwarzający (Dla Klientów B2B)

W przypadku, gdy SANIK świadczy usługi polegające na wdrożeniu Asystenta AI na stronie internetowej Klienta, SANIK występuje w roli Podmiotu Przetwarzającego (Procesora) dla danych wprowadzanych przez użytkowników końcowych Klienta.

Szczegółowe zasady tego przetwarzania, w tym lista wykorzystywanych Podprocesorów (np. Anthropic, Render) oraz zasady bezpieczeństwa, reguluje Umowa Powierzenia Przetwarzania Danych (DPA), stanowiąca Załącznik do Regulaminu Świadczenia Usług lub odrębnej umowy B2B.

§ 7. Postanowienia Końcowe

Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Polityce Prywatności w związku z rozwojem technologicznym, zmianami powszechnie obowiązującego prawa lub rozszerzeniem oferty usług.